Argo GECODOC e’ un sistema di gestione documentale web-based integrato, realizzato per l’archiviazione elettronica e la conservazione a norma dei documenti informatici, volto ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticita’, integrita’, affidabilita’, leggibilita’ e reperibilita’ dei documenti informatici.
In particolare il sistema consente:
- l’organizzazione dei documenti in varie aggregazioni documentali (fascicoli e/o cartelle);
- la puntuale registrazione di tutte le modifiche apportate ai documenti;
- un accesso differenziato ai documenti, attraverso il sistema di profilazione degli utenti e di assegnazione degli utenti agli uffici;
- l’ invio in conservazione dei fascicoli e l’esibizione a norma dei documenti ( opzionale , attivando il modulo di conservazione )
Integrato con Argo Protocollo, GECODOC permette di gestire il flusso documentale in modo semplice e completo con notevoli vantaggi economici come una drastica riduzione della carta, l’ eliminazione dei costi per gli spazi destinati agli archivi, la riduzione del tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche e tanti vantaggi logistico-organizzativi grazie alla sua natura Web!
In particolare il sistema consente:
- L’organizzazione dei documenti in cartelle e fascicoli
- La gestione dei collegamenti tra documenti (in modo da ricostruire la sequenzialita’ logica e temporale tra i documenti)
- Di avere la massima sicurezza dei processi lavorativi
- L’accesso differenziato alle risorse in base al profilo degli utenti e ai loro uffici di appartenenza
- L’integrazione con le altre applicazioni Argo, per consentire l’acquisizione diretta di dati o la trasmissione degli atti ad Albo Pretorio On-line per la successiva pubblicazione.
GECODOC e’ disponibile sia nella versione Base che nella versione PRO che integra le seguenti funzionalita’:
- Il sistema include le funzioni di protocollazione e gestione del protocollo informatico in conformita’ al DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. L. n. 82 del 2005).
- Il sistema consente di parametrizzare le caselle di posta elettronica (sia peo che pec) utilizzate dall’istituzione scolastica, e di definire per ciascuna casella gli utenti abilitati alla consultazione della posta. In questo modo gli utenti abilitati possono importare all’interno del sistema le mail di interesse ed assegnarle agli uffici di pertinenza.
- La funzione di importazione delle fatture elettroniche consente di caricare nel sistema le fatture elettroniche precedentemente scaricate dal SIDI, gestendo in automatico l’acquisizione di tutti i dati in esse contenuti.
- La funzione di firma remota integrata (con OTP) consente di firmare digitalmente i documenti senza obbligare l’utente a installare software di firma o collegare dispositivi al computer.