Dal 6 giugno 2014 le imprese sono obbligate ad emettere fatture elettroniche verso ministeri, agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza (dal 31 marzo 2015 l’obbligo siestende tutte le altre amministrazione centrali). La PA può comunque accettare fatture cartacee anche dopo il 6 giugno per tre mesi, purchè emesse prima di tale data, mentre quelle elettroniche si considerano emesse dall’impresa fornitrice anche in caso di notifica di “mancata consegna”.
Emissione fattura
In relazione al nuovo obbligo, la Circolare 1/2014 del Dipartimento delle Finanze fornisce interpretazioni operative del decreto 55/2013 sulla fattura elettronica verso la PA. Il Ministero chiarisce come si conciliano due disposizioni in apparenza contrastanti sulla emissione e trasmissione della fattura:
- comma 4, articolo 2, DM 55/2013: la fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta «solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna» da parte del sistema di interscambio;
- comma 1, articolo 21, DPR 633/72: «la fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessinario o committente».
Ebbene, se dopo l’emissione telematica arriva all’impresa notifica di trasmissione negativa, la fattura si considera comunque emessa in quanto il rilascio della ricevuta di consegna (anche se con esito negativo) rappresenta di per sé una prova certa del fatto che sia stata regolarmente emessa.
Trasmissione Fattura
La trasmissione di una fattura elettronica in formato Xml alla PA, obbligatoria a partire dal prossimo giugno (a scaglioni) avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite Sogei in qualità di soggetto deputato alla sua realizzazione. Questo software riceve il file trasmesso dalle aziende fornitrici con la fattura conforme ai requisiti imposti, li controlla e li invia alle amministrazioni destinatarie. Il sistema riconosce tre tipi di file:
- file fattura in Xml sul modello scaricabile dal sito www.fatturapa.gov.it, firmato digitalmente e conforme alle specifiche delle fatture elettroniche per la PA;
- file compresso esclusivamente in formato zip contenente uno o più file fattura;
- file messaggio in formato Xml conforme allo schema descritto dal file MessaggiTypes.xsd scaricabile dallo stesso sito; è la risposta del SdI alla trasmissione dei dati e può essere una ricevuta di consegna o una notifica di scarto, mancata consegna, esito, file non recapitabile e così via.
Per l’accesso al Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture servono le credenziali Entratel / Fisconline o una Carta Nazionale dei Servizi. Per usare il SdI è necessario che il fornitore sia dotato di casella PEC, aderisca e sottoscriva l’accordo di servizio e definisca un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura e i relativi messaggi di notifica attraverso protocolli di “file transfer” all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.
Invio fattura
- Invio fatture via PEC. La fattura elettronica può essere inviata tramite Posta Elettronica Certificata. Il file da trasmettere, di dimensione non superiore a 30 mega, costituisce l’allegato del messaggio di posta. La prima volta che il soggetto intende inviare la fattura per PEC deve inviare il messaggio e i relativi allegati all’indirizzo di posta certificata del SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. In questo modo il SdI comunica al mittente l’indirizzo PEC sa usaere per le successive trasmissioni, fornendo un indirizzo dedicato per ogni soggetto.
- Invio fatture via Web. L’invio delle fatture online avviene tramite la funzione di trasmissione telematica disponibile nella sezione “Inviare la FatturaPA” del sito www.fatturapa.gov.it: è possibile trasmettere la singola fattura o l’archivio di fatture la cui dimensione non può superare i 5 mega. A invio effettuato verrà rilasciata ricevuta di consegna o eventuale notifica di scarto.
- Altri metodi di invio. La trasmissione della fattura può essere effettuata anche secondo altre modalità: cooperazione applicativa su rete Internet, porte di dominio in ambito SPCoop, sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. Per i dettagli si rimanda al sito www.fatturapa.gov.it. Tutti i canali prevedono l’invio di notifiche sull’esito della trasmissione.
Ricevute e notifiche
Ricevuto il file, SdI assegna un identificativo alla pratica ed effettua le verifiche. In caso di esito negativo invia notifica di scarto al soggetto mittente. Diversamente trasmette le fattura al destinatario e, contestualmente, invia al mittente ricevuta di consegna. Qualora, nonostante il buon esito della pratica, non fosse possibile trasmettere il file al destinatario per cause non imputabili a SdI, verrà inviata al mittente notifica di mancata consegna. Il Sistema tenterà, comunque, di recapitare la fattura per i 15 giorni successivi, decprsi i quali invierà al mittente notifica definitiva di file non recapitabile. Per ogni fattura recapitata, SdI riceve notifica di accettazione o rifiuto della fattura da parte dell’Amministrazione e provvede a inoltrarla al soggetto trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica. Non ricevendo alcuna notifica, SdI provvederà a inoltrare la notifica di decorrenza dei termini al mittente e alla PA che ha ricevuto la fattura.
Controlli SdI
- Nomenclatura e unicità del file o fattura (per evitare invii doppi);
- Dimensioni del file;
- Integrità del documento (nessuna modifica dopo l’apposizione della firma);
- Autenticità del certificato di firma (non deve essere scaduto, revocato o sospeso);
- Conformità del formato della fattura;
- Validità del contenuto della fattura.
Controlli via App
Prima di inviare la fattura alla PA, l’Agenzia delle Entrate offre alle aziende uno strumento di controllo della conformità rispetto ai requisiti: l’eventuale presenza di errori viene segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo il correttivo da effettuare. In questa app mancano i controlli su unicità del nome del file, dell’identificativo progressivo della fattura e l’esistenza o meno del CodiceDestinatario